Tóm tắt & review sách Thuật quản lý thời gian – Brian Tracy (phần 1)

Khả năng quản lý thời gian là vô cùng quan trọng. Mỗi chúng ta thực sự cần phải biết cách nắm bắt thời gian của chính mình. Thời gian là giá trị hữu hạn với mỗi người, không có lý do gì để chúng ta lãng phí nguồn tài nguyên quý giá này. Hãy cùng Cungdocsach.vn tóm tắt và review Thuật quản lý thời gian của Brian Tracy.

1. Giới thiệu tác giả

Brian Tracy (Sinh 05/01/1944) là một tác giả, chuyên gia đào tạo và phát triển cá nhân người Mỹ gốc Canada. Ông là tác giả của hơn 70 cuốn sách nổi tiếng được dịch sang hàng chục ngôn ngữ khác nhau. Những cuốn sách nổi tiếng của ông là ‘The Psychology of Achievement’, ‘Eat That Frog’ và ‘Earn What You’re Really Worth’. Brian Tracy đã vươn lên thành công từ một đứa trẻ hay gây rắc rối, trong một gia đình nghèo khổ phải vật lộn để trả các hóa đơn để trở thành Chủ tịch và Giám đốc điều hành của ba công ty trị giá hàng triệu đô la có trụ sở tại Solana Beach, California, một trong những công ty này là của riêng ông.

2. Giới thiệu sách và đối tượng độc giả

Nằm trong chuỗi bộ 7 cuốn của Brian Tracy, Thuật quản lý thời gian sẽ mang tới 21 giải pháp quan trọng giúp quản lý thời gian hiệu quả mà gần như tất cả những ai đạt được năng suất cao trong công việc và cuộc sống đều đã khám phá ra và áp dụng chúng thành công.

Đối tượng độc giả của cuốn sách này là những người muốn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả, và muốn dùng thời gian để phát triển sự nghiệp, phát triển cuộc sống, dùng thời gian có ích và thật khoa học. Một cuốn sách ai cũng nên đọc một lần.

3. Tóm tắt nội dung sách Thuật quản lý thời gian – Brian Tracy (chương 1 – 10)

* Giới thiệu

Khả năng quản lý thời gian có vai trò rất quan trọng đối với sự thành bại của bạn không hề kém các thói quen khác trong công việc.

Bằng cách áp dụng những ý tưởng và phương pháp trong cuốn sách này, bạn sẽ có thể tiết kiệm được thêm hai giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày, tăng gấp đôi hiệu quả công việc hay năng suất lao động của mình.

Những phương pháp này đã được hàng ngàn lãnh đạo trong mọi lĩnh vực áp dụng thành công và chắc chắn nó cũng sẽ mang lại hiệu quả trong cuộc sống của bạn nếu bạn nắm trong tay bốn chữ D dưới đây.

• Mong muốn (Desire)
• Sự quyết đoán (Decisiveness)
• Sự quyết tâm (determination)
• Tính kỷ luật (Discipline)

Chương 01. Tâm lý học về quản lý thời gian

Cách bạn suy nghĩ và cảm nhận về bản thân là nhân tố chủ chốt quyết định chất lượng cuộc sống của bạn.

Bạn càng cảm thấy mình có năng lực và hiệu quả thì lòng tự tôn của bạn càng cao, đồng nghĩa với khả năng và năng suất cao hơn. Mỗi yếu tố đều hỗ trợ và củng cố cho yếu tố còn lại. Những người quản lý thời gian hiệu quả cảm thấy lạc quan, tự tin và kiểm soát được cuộc sống của mình.

• Quy luật của sự kiểm soát
• Những suy nghĩ và cảm xúc của bạn
• Niềm tin trở thành thực tế
• Ra quyết định
• Lập trình cho tâm trí của bạn
• Hình dung về điều bạn muốn trở thành
• Hành động theo giả định

Chương 02. Xác định các giá trị bạn coi trọng

Bởi quản lý thời gian thực chất là quản lý cuộc sống, nên việc nâng cao hiệu suất cá nhân bắt đầu từ việc xem xét các giá trị mà bạn coi trọng.

Việc quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi bạn phải hài hòa cách kiểm soát các biến cố và điều mà bạn coi trọng nhất.

Ý nghĩa và mục đích: Mỗi người đều có một nhu cầu sâu xa nhằm đạt được ý nghĩa và mục đích sống. Một trong những lý do chính khiến người ta căng thẳng và buồn chán là cho rằng những việc mình đang làm không có ý nghĩa và mục đích khi quy chiếu với những giá trị và niềm tin sâu kín của bản thân.

Câu hỏi tiếp theo bạn cần đặt ra là: “Bạn coi trọng điều gì nhất trong cuộc sống?” Bạn thực sự quan tâm đến và đấu tranh vì điều gì? Bạn sẽ không đấu tranh vì điều gì?

Bạn là người phi thường: Hãy nhận ra và chấp nhận mình là một người độc đáo và tuyệt vời. Những tôn chỉ phát triển trong suốt cuộc đời bạn. Chúng là kết quả của vô số những ảnh hưởng và trải nghiệm của bạn.

Dưới đây là bốn bài tập hoàn thành câu mà bạn có thể dùng để hiểu rõ hơn về bản thân mình. Hãy hoàn thành mỗi câu:

1. “Tôi là người…” Nếu một người lạ hỏi bạn: “Thực sự thì bạn là ai?” bạn sẽ trả lời như thế nào?
2. “Mọi người thì…” Hãy nghĩ về mọi người nói chung trong thế giới xung quanh bạn. Bạn sẽ mô tả về họ như thế nào?
3. “Cuộc sống thì…” Câu trả lời của bạn có thể đơn giản, nhưng nó nói lên toàn bộ quan điểm của bạn về cuộc sống.
4. “Mục tiêu lớn nhất của tôi trong cuộc sống là…” Nếu có thể vung cây đũa thần và đạt được một mục tiêu nào đó, thì mục tiêu nào sẽ có tác động tích cực lớn nhất đối với cuộc đời bạn?

Chương 03. Suy nghĩ về tầm nhìn và sứ mệnh của bạn

Để quản lý thời gian và kiểm soát tốt cuộc sống của mình, bạn cần phải áp dụng “tư duy chậm” một cách thường xuyên. Hãy bắt đầu với câu hỏi: “Tôi đang cố gắng làm gì?” Suy nghĩ trước khi hành động. Bạn có thể thường xuyên nỗ lực làm việc nhưng lại chưa dành thời gian nhìn lại và suy nghĩ về điều mình thực sự muốn đạt được.

• Giữ mục tiêu cuối cùng trong tâm trí
• Nghiên cứu phương pháp của bạn
• Tìm một cách tốt hơn

Chương 04. Dự tính về tương lai và nhìn lại

Việc quan trọng và có giá trị nhất mà bạn làm trong bất cứ lĩnh vực nghề nghiệp nào là gì? Đó chính là tư duy! Khả năng suy nghĩ một cách rõ ràng về việc mình làm và cách thức làm điều đó sẽ tác động tới những kết quả bạn sẽ đạt được lớn hơn bất kỳ hoạt động riêng lẻ nào.

Hãy dành ít nhất ba mươi phút mỗi ngày để xem xét các mục tiêu, kế hoạch và sự tiến bộ của mình. Thời điểm thích hợp nhất để làm việc này là đầu buổi sáng. Hãy dành thời gian để suy nghĩ, lập kế hoạch, mơ mộng và sáng tạo.

• Tầm nhìn dài hạn
• Ra quyết định tốt hơn ở hiện tại
• Sẵn sàng cho những kỹ thuật quản lý thời gian

Chương 05. Viết ra các kế hoạch

Tất cả những người quản lý thời gian thành công đều là những người lập kế hoạch giỏi. Họ lập ra các danh sách lớn nhỏ để hoàn thành mục tiêu khác nhau.

Hãy sắp xếp danh sách của bạn theo hai cách: theo thứ tự và theo mức độ ưu tiên.

Đầu tiên, khi sắp xếp theo thứ tự, bạn cần tạo ra một danh sách các hoạt động theo trình tự thời gian từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng trước khi mục tiêu hay dự án được hoàn thành.

Thứ hai, bạn cần thiết lập mức độ ưu tiên với những hạng mục này, với nhận thức rằng 20% những hạng mục trong danh sách sẽ chiếm 80% giá trị và tầm quan trọng trong mọi việc bạn làm. Việc thiết lập sự ưu tiên giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ và hoạt động chính mà không bị xao nhãng.

Khi đã đặt ra một mục tiêu lớn hơn cho bản thân và công việc của mình, bạn cần đặt ra bốn câu hỏi:

1. Đâu là những khó khăn và rào cản giữa bạn và việc thực hiện mục tiêu?
2. Bạn cần thêm kiến thức, kỹ năng hay thông tin gì để đạt được mục tiêu hay hoàn thành dự án của mình?
3. Bạn cần sự giúp đỡ và hợp tác của những những người, nhóm hay tổ chức nào để đạt được mục tiêu của mình?
4. Trong số những người có thể giúp bạn đạt được mục tiêu, ai là người quan trọng nhất?

Chương 06. Lập biểu đồ các kế hoạch của bạn

Có lẽ công cụ hữu hiệu nhất bạn có thể sử dụng để tối đa hóa hiệu quả của bản thân và tăng đáng kể các thành quả của mình là một danh sách công việc. Một danh sách công việc bao gồm một chuỗi các công đoạn theo trình tự thời gian mà bạn lập ra trước khi tiến hành công việc. Khả năng xác định rõ ràng và quyết định các bước bạn cần làm từ thời điểm hiện đại tới khi hoàn thành dự án thành công là một dấu hiệu của khả năng tư duy vượt trội.

Xây dựng một biểu đồ PERT

Để lập biểu đồ, với mỗi mục tiêu bạn hãy vẽ một đường ngược chiều kể từ ngày cần hoàn thành. Hãy vạch ra trên giấy để bạn có thể nắm được khi nào cần phải hoàn tất mỗi phần của nhiệm vụ nhằm hoàn thành công việc đúng tiến độ.

• Các hình chữ nhật được đánh số là các nút và đại diện cho các sự kiện hay điểm mốc
• Các mũi tên có hướng đại diện cho các nhiệm vụ phụ thuộc cần phải được hoàn thành theo thứ tự
• Các hướng mũi tên phân kỳ (ví dụ 1-2 và 1-3) thể hiện các nhiệm vụ có thể thực hiện đồng thời
• Các đường nét đứt thể hiện các nhiệm vụ phụ thuộc không đòi hỏi nguồn lực
• Thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho mọi người

Hãy xây dựng các mục tiêu một cách rõ ràng, cụ thể để đo lường và xác định giới hạn về thời gian.

Hãy luôn đặt ra những câu hỏi: Ai sẽ thực hiện nhiệm vụ này? Khi nào cần hoàn thành nhiệm vụ và theo tiêu chuẩn chất lượng nào?

Chương 07. Lập danh sách công việc hàng ngày

Có lẽ công cụ quản lý thời gian hữu hiệu nhất chính là danh sách công việc mà bạn lập ra để thực hiện các kế hoạch chi tiết trong ngày.

Thời điểm tốt nhất để lập danh sách là tối hôm trước, vì khi đó tiềm thức của bạn có thể xử lý danh sách này trong khi bạn ngủ. Đến khi thức dậy vào buổi sáng, bạn sẽ thường có được những ý tưởng và sự thấu hiểu nhằm đạt được những mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách của mình.

• Phương pháp ABCDE
• Ủy quyền mọi thứ có thể
• Lên kế hoạch công việc và hành động theo kế hoạch
• Danh sách những việc không được làm

Chương 08. Thiết lập các ưu tiên rõ ràng

Có những kỹ thuật khác mà bạn có thể sử dụng để thiết lập các ưu tiên.

• Nguyên lý Pareto
• Đặt ra áp lực
• Hoàn thành được nhiều việc quan trọng hơn
• Quy luật của số ba

Hãy trả lời 3 câu hỏi kỳ diệu sau:

1. Nếu tôi chỉ có thể làm một việc trong danh sách này trong cả ngày, thì hoạt động nào sẽ có đóng góp lớn nhất cho công việc của tôi? Nhiệm vụ quan trọng nhất – điều sẽ có đóng góp lớn nhất với công việc của bạn có thể sẽ hiện lên rõ ràng trước mắt bạn từ danh sách. Thường thì điều đó sẽ khá hiển nhiên với bạn cũng như với những người xung quanh. Hãy khoanh tròn mục đó lại.
2. Nếu tôi chỉ có thể làm hai việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ hai đối với công việc của tôi? Thường thì đề mục này cũng sẽ rất rõ ràng đối với bạn. Có thể bạn sẽ phải suy nghĩ nhiều hơn một chút, nhưng nó thường sẽ sớm hiện ra.
3. Nếu tôi chỉ có thể làm ba việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ ba đối với công việc của tôi? Khi phân tích các câu trả lời của mình, bạn sẽ thấy rõ rằng chỉ có ba việc mình làm chiếm gần như tất cả giá trị mà bạn tạo ra. Việc bắt đầu và hoàn thành những nhiệm vụ này quan trọng hơn tất cả những việc khác bạn làm.

Chương 09. Giữ đúng hướng

Nhiệm vụ của bạn là tập trung vào cách sử dụng thời gian có giá trị nhất và rèn luyện bản thân để có thể liên tục làm việc với một số ít hoạt động có đóng góp lớn nhất cho công việc và công ty của bạn.

Một nguyên tắc về lối sống

Quan trọng hay Cấp bách

• Góc phần tư thứ nhất: cấp bách và quan trọng
• Góc phần tư thứ 2: quan trọng, nhưng không cấp bách
• Góc phần tư thứ 3: cấp bách, nhưng không quan trọng
• Góc phần tư thứ 4: không cấp bách và không quan trọng

Xây dựng các thói quen tốt trong công việc

Chương 10. Xác định các nhiệm vụ chính

Một nhiệm vụ chính có thể được định nghĩa là nhiệm vụ có ba đặc tính cụ thể:

1. Đó là việc mà bạn nhất định phải làm để hoàn thành các trách nhiệm và yêu cầu về công việc.
2. Đó là việc mà bạn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn. Nếu bạn không tự mình làm nó, không ai khác có thể hoặc sẽ làm việc đó thay bạn.
3. Đó là việc hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Bạn không cần sự hỗ trợ hoặc tham gia của người khác để hoàn thành nó.

• Đi đúng hướng
• Xác định các nhiệm vụ chính
• Sự rõ ràng rất quan trọng

Nếu bạn thấy nội dung phù hợp, hãy mua sách ủng hộ tác giả nha Xem giá ưu đãi

–> Đọc tiếp review sách Thuật quản lý thời gian – Brian Tracy (chương 11 – 21)

Tóm tắt & Review Thuật quản lý thời gian của tác giả Brian Tracy

Cungdocsach.vn