Trong suốt 30 năm làm việc, tôi đã phải tự hỏi mình một số câu hỏi khó: Tôi muốn gì trong cuộc sống? Tôi muốn đạt được những gì? Tôi thuộc kiểu người nào? Làm thế nào tôi có thể phát triển bản thân với tư cách là một con người? Tôi muốn sử dụng thời gian như thế nào? Tôi nên định giá thời gian của mình ra sao? Đó chính là nội dung xuyên suốt của cuốn Review sách quản lý thời gian.
Mục lục
1. Giới thiệu tác giả
Martin Manser hiện đang giảng dạy kỹ năng giao tiếp tại Đại học Truyền thông London. Ông là chuyên gia tập huấn, nhà tư vấn về ngôn ngữ, đồng thời là chủ biên của nhiều sách tham khảo. Ông cũng là tác giả của cuốn Quản lý thời gian và Sức mạnh tư duy.
2. Giới thiệu sách và đối tượng độc giả
Cuốn sách là một bài học vô cùng đơn giản về cách thức chúng ta sử dụng thời gian của mình. Đó chính là cách thức chúng ta sử dụng cuộc sống của mình.
Hiểu về bản thân bạn. Nếu bạn hiểu bạn thuộc kiểu người nào và bạn muốn đạt được gì trong cuộc sống của mình, bạn có thể bắt đầu lập ra những mục tiêu được ưu tiên trong cuộc sống của mình.
Hiểu về công việc của bạn. Cuộc sống công việc là một phần chính trong cuộc sống của chúng ta. Hiểu được những mục tiêu cơ bản trong công việc của mình sẽ giúp tập trung sự chú ý của bạn vào việc bạn sử dụng thời gian của mình tốt đến mức nào.
3. Tóm tắt nội dung sách Quản lý thời gian của tác giả Martin Manser
Học Cách Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả
Tất cả chúng ta đều muốn chắc chắn rằng mình sống tốt và sử dụng thời gian hiệu quả nhất, nhưng thời gian là có hạn. Vậy làm thế nào chúng ta có thể sử dụng tốt nhất thời gian của mình?
Mỗi người đều có những đặc điểm tính cách khác nhau và nhu cầu đa dạng với việc sử dụng thời gian.
Trong suốt 30 năm làm việc, tôi đã phải tự hỏi mình một số câu hỏi khó: Tôi muốn gì trong cuộc sống? Tôi muốn đạt được những gì? Tôi thuộc kiểu người nào? Làm thế nào tôi có thể phát triển bản thân với tư cách là một con người? Tôi muốn sử dụng thời gian như thế nào? Tôi nên định giá thời gian của mình ra sao?
Cuốn sách không chỉ đơn giản là bài học về cách thức chúng ta sử dụng thời gian. Đó chính là cách thức chúng ta sống cuộc sống của mình.
Chương 1: Hiểu Về Bản Thân
Chương mở đầu này sẽ giúp bạn hiểu về những vấn đề rộng hơn liên quan đến cách bạn sử dụng thời gian của mình. Xác định những gì bạn muốn trong cuộc sống, mục tiêu của bạn cũng như khi nào và làm cách nào bạn làm việc tốt nhất sẽ giúp bạn hiểu được thứ tự ưu tiên chung của mình. Điều này sau đó sẽ được diễn giải thành cách thức bạn quản lý thời gian
1.1. Bắt đầu với một vài giấc mơ
Trước khi bắt đầu nhìn vào cách bạn sử dụng thời gian ở nơi làm việc, việc nghĩ về cuộc sống của bạn trên phương diện rộng hơn sẽ rất hữu dụng. Bạn có một tầm nhìn rõ ràng cho cuộc sống của mình không? Bạn say mê nhất với điều gì? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống và từ đó bạn sẽ lựa chọn cách sử dụng thời gian của mình.
1.2. Nghĩ về những mục tiêu cá nhân
Mục tiêu cá nhân có thể liên quan đến công việc, cuộc sống trong gia đình hay ngoài xã hội của bạn. Chúng thậm chí có thể liên quan đến vai trò của bạn trong thế giới. Cho dù là gì đi chăng nữa, một khi bạn đã thiết lập mục tiêu của bản thân, bạn có thể lập kế hoạch để biến nó thành hiện thực.
1.3. Biết được khi nào bạn làm việc tốt nhất
Mỗi chúng ta đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Đó có thể là vào buổi sáng sớm, giữa giờ sáng sau khi uống một tách cà phê, sau bữa trưa hoặc vào buổi tối. Bạn nên làm công việc quan trọng nhất và khó khăn nhất khi bạn tỉnh táo nhất.
1.4. Kiểm tra cách sử dụng thời gian
Một bước quan trọng để quản lý thời gian là biết mình đang thực sự sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào. Một bài tập rất hữu ích để kiểm tra chính xác điều này là ghi lại từng chi tiết trong ngày.
1.5. Kiểm soát cảm giác căng thẳng
Phần lớn chúng ta có quá nhiều áp lực – đủ để khiến chúng ta phải đọc một cuốn sách về quản lý thời gian! Khi áp lực ngày càng tăng, chúng ta tự thấy bản thân không có khả năng ra quyết định và mất đi sự cân bằng trong cuộc sống.
1.6. Chuẩn bị để thay đổi
Một phần quan trọng của cuốn sách này là giúp bạn xác định được những gì bạn cần thay đổi để có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn. Nhưng bạn có thiếu động lực để thay đổi không? Dưới đây là tám bí quyết giúp bạn trở nên quen thuộc hơn với ý tưởng về sự thay đổi trong cuộc sống của mình.
Chương 2: Hiểu Về Công Việc
2.1. Làm rõ công việc của bạn
Tất cả chúng ta đều quá bận rộn, nhưng việc dừng lại và tìm hiểu rõ ràng về công việc lại vô cùng quan trọng. Từ đó, chúng ta có thể nghĩ xem làm thế nào để thực hiện một cách hiệu quả công việc của mình.
2.2. Ngừng né tránh công việc
Bạn có thể thuộc kiểu người thường xuyên né tránh những nhiệm vụ nhàm chán hoặc khó khăn. Càng trì hoãn thực hiện một nhiệm vụ, bạn càng kháng cự nó nhiều hơn, và do đó, bạn càng gặp nhiều khó khăn để có thể hoàn thành nhiệm vụ đó hơn.
2.3. Giữ tập trung
Bạn cần phải thiết lập cho bản thân những mục tiêu thực tế mà qua đó, bạn có thể sử dụng những kỹ năng của mình và giúp cho công việc của bạn trôi trảy. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng phần thưởng để nhấn mạnh ý nghĩa của thành công.
2.4. Vượt qua những lúc thiếu động lực
Cố gắng nhận thức được lý do bạn lại thiếu động lực tại thời điểm đó. Học cách thách thức những suy nghĩ ngăn chặn hoặc khiến bạn phải dừng việc tiến lên và thực sự hoàn thành một nhiệm vụ.
2.5. Nâng cao khả năng ra quyết định
Tất cả chúng ta vẫn liên tục phải ra quyết định trong cuộc sống – mặc gì, ăn gì mỗi ngày… – nhưng có thể sẽ khó khăn hơn khi phải ra những quyết định quan trọng hơn.
2.6. Hãy linh động về nơi làm việc
Nếu có thể làm việc tại nhà dù chỉ là thỉnh thoảng, rất có thể bạn sẽ làm được thêm rất nhiều việc nữa. Bạn sẽ có khả năng làm việc linh động và kiểm soát kế hoạch làm việc của mình mà không có ai kiểm tra bạn.
Chương 3: Ngăn Nắp
3.1. Dọn dẹp bàn của bạn
Một phần của việc sống ngăn nắp là đặt tất cả những thứ cần thiết ở gần bạn, không bị bao quanh bởi mớ giấy tờ lộn xộn và những thứ mà bạn không cần. Mục tiêu của bạn là sắp xếp lại mọi thứ để bạn có thể làm việc hiệu quả và có thể tìm được những thứ bạn cần một cách nhanh chóng. Sắp xếp những dụng cụ bạn thường xuyên sử dụng để nó ở gần bạn nhất và có thể phục vụ bạn tốt nhất.
3.2. Viết nhật ký
Có một cuốn nhật ký đồng nghĩa với việc bạn có thể theo sát mọi việc. Một cuốn nhật ký cũng rất hữu dụng cho việc nhắc nhở bạn về thời gian cần nộp báo cáo hay tham gia một cuộc họp. Hãy nhớ rằng, nếu bạn sử dụng nhật ký trên Outlook ở nơi làm việc, nhiều người có thể biết kế hoạch của bạn hoặc thời gian bạn bận.
3.3. Xây dựng các hệ thống
Có thể có rất nhiều nhiệm vụ mà bạn làm như một phần công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Nếu tìm cách sắp xếp những công việc này hiệu quả hết sức có thể, bạn sẽ có thêm một chút thời gian nữa và sẽ làm việc hiệu quả hơn nữa.
3.4. Sắp xếp
Sắp xếp giấy tờ đồng nghĩa với việc bạn có thể tiếp cận thông tin một cách dễ dàng khi cần. Một hệ thống lưu trữ tốt tuân thủ những nguyên tắc cụ thể, và những nguyên tắc này áp dụng đồng thời cho cả các tệp tài liệu cứng và tệp tài liệu mềm. Dưới đây là một số hướng dẫn quan trọng để làm theo trong việc sắp xếp tài liệu.
3.5. Tạo một danh sách hành động
Khi chia những mục tiêu thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, bạn có thể lập danh sách hành động cho những nhiệm vụ cần giải quyết và hoàn thành trong một ngày cụ thể. Một kế hoạch hành động hàng ngày là nơi tập hợp tất cả những nhiệm vụ của bạn.
3.6. Lập một kế hoạch làm việc thật thực tế
Một kế hoạch làm việc không chỉ là nền tảng để bạn lập kế hoạch cho những nhiệm vụ đơn lẻ thuộc một dự án, mà còn đặc biệt có ý nghĩa trong việc giúp bạn luôn biết mình đang ở đâu khi dự án đang được thực hiện.
Chương 4: Làm Việc Tốt Hơn
4.1. Làm việc thông minh (SMART)
Đặt ra những mục tiêu mơ hồ và phi thực tế là một việc hoàn toàn vô nghĩa. Điều đó có thể tốt cho việc truyền cảm hứng, nhưng để hoàn thành công việc, bạn cần phải tư duy thực tế và rõ ràng hơn. Hãy xác định những mục tiêu cụ thể để chắc chắn rằng chúng thực tế và có thể đạt được.
4.2. Dành thời gian để tiết kiệm thời gian
Hãy nghĩ về những phương pháp làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp tăng hiệu quả và hiệu suất chung cả toàn công ty hoặc tổ chức của bạn.
4.3. Hãy chủ động, đừng chỉ phản ứng lại
Chủ động có nghĩa là hành động có trách nhiệm, quyết định những gì bạn muốn làm và tạo ra những thay đổi nhất định. Phản ứng lại nghĩa là chúng ta hành động theo thói quen, dựa vào những gì đã xảy ra và phản ứng với nó.
4.4. Xác định những việc quan trọng và những việc cấp thiết
Nếu tận dụng một danh sách hành động (Xem phần 3.5), bạn sẽ có sẵn thói quen đánh giá mức độ quan trọng và cấp thiết của mỗi nhiệm vụ. Giải quyết những nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng nhất ngay lập tức.
4.5. Chia một nhiệm vụ thành nhiều bước nhỏ hơn
Chia một nhiệm vụ thành những phần nhỏ hơn có thể khiến bạn có cảm giác đỡ sợ hoặc lo lắng về cách thức thực hiện nó.
4.6. Làm đúng ngay từ đầu
Bạn có thể cảm thấy mình và công việc của mình không quan trọng, và không ai đánh giá cao bạn, nhưng bạn đóng một vai trò quan trọng trong công ty hay tổ chức. Điều quan trọng là, bất cứ việc gì bạn làm, bạn cũng phải làm tốt và hiệu quả.
4.7. Phản ứng sáng tạo với các vấn đề
Tất cả chúng ta đều đã từng ở trong những hoàn cảnh khi đầu óc hoàn toàn trống rỗng, không thể suy nghĩ gì và không thể giải quyết được vấn đề. Thời gian trôi đi rất nhanh và bạn cần phải nhanh chóng giải quyết vấn đề và đi tiếp. Chúng ta cần phải nhìn khó khăn và các vấn đề như những thách thức phải giải quyết.
4.8. Cuộc sống bên ngoài công việc
Phải, trọng tâm chính của cuốn sách này là về việc quản lý thời gian của bạn tốt hơn trong công việc. Nhưng một phần quan trọng của việc làm việc tốt là chăm sóc tổng thể bản thân bạn, và nó bao gồm cả những quãng thời gian nghỉ ngơi trong công việc: không chỉ là tạm ngừng trong ngày làm việc mà còn là nghỉ ngơi sau giờ làm việc và dành thời gian cho những kỳ nghỉ.
Chương 5: Làm Việc Nhóm Tốt Hơn
5.1. Học cách quản lý cấp trên
Hãy tưởng tượng tình huống sau: Sếp của bạn không hi vọng gì ở tổ chức và thường xuyên thay đổi về thứ tự ưu tiên. Những chỉ dẫn mà họ đưa ra không rõ ràng và sau đó họ lại cao giọng với bạn khi cảm thấy bạn không làm theo những chỉ dẫn đó.
5.2. Phát triển một đội cân bằng
Khi các đồng nghiệp làm việc tốt với nhau trong một đội, công ty hoặc tổ chức có thể có những ảnh hưởng rất lớn: họ cảm thấy sự tồn tại của mình trong đội và thấy mãn nguyện, các nhiệm vụ có thể được hoàn thành với một động lực tốt.
5.3. Làm việc hòa thuận cùng nhau
Bạn cần làm rõ vai trò và trách nhiệm để mỗi thành viên trong đội đều biết họ được mong muốn làm những việc gì. Điều này sẽ làm giảm căng thẳng và khiến cho việc giao tiếp trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn.
5.4. Ủy thác hiệu quả
Ủy thác là hành động giao nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc quyền hạn cho ai đó để họ có thể thay bạn hành động. Đó là một cách quan trọng giúp làm việc hiệu quả và nó giúp tận dụng tốt hơn thời gian của tất cả mọi người.
5.5. Học cách nói không
Nếu bạn nói “có” bất cứ khi nào có ai đó đề nghị bạn làm giúp một nhiệm vụ nào đó, bạn sẽ không bao giờ học được cách quản lý thời gian của mình một cách đúng đắn. Một phần của việc quản lý thời gian hiệu quả là duy trì kiểm soát những công việc mà bạn phải làm. Do đó bạn cần phải học cách khẳng định mình và nói “không” đúng lúc.
5.6. Lập kế hoạch cho những cuộc họp tốt hơn
Xác định mục tiêu cho những cuộc họp của bạn. Liệu bạn có tổ chức một cuộc họp chỉ bởi vì bạn vẫn luôn làm thế không? Liệu bạn có tổ chức một cuộc họp để thảo luận về những cuộc họp khác không?
5.7. Điều hành một cuộc họp tốt hơn
Thậm chí nếu một cuộc họp được lập kế hoạch tốt, nó có thể vẫn không hiệu quả. Người tham dự có thể đến muộn hoặc không có mặt; thảo luận có thể không tập trung hoặc thiếu tính xây dựng; các động lực có thể thấp. Làm thế nào để bạn thay đổi một tình huống như vậy?
Chương 6: Giao Tiếp Hiệu Quả Hơn
6.1. Hãy nghĩ về cách bạn giao tiếp
Phần lớn các cuộc trò chuyện ở văn phòng ngày nay đều được thực hiện thông qua hình thức gửi thư điện tử. Cân nhắc những hình thức giao tiếp khác, chẳng hạn như gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại, là một việc rất quan trọng.
6.2. Xử lý thư điện tử
Vài năm trước, thư điện tử đã cách mạng hóa cách thức giao tiếp của chúng ta trên toàn thế giới. Nó rẻ, tương đối đáng tin cậy và, trên tất cả, nó nhanh. Nhưng làm thế nào để chúng ta có thể xử lý thư điện tử trong hộp thư của mình?
6.3. Nói chuyện điện thoại
Thay vì viết thư điện tử, tôi thích sử dụng điện thoại khi muốn xây dựng một mối quan hệ kinh doanh với một đồng nghiệp ở một tổ chức khác. Âm điệu giọng nói của họ thể hiện qua điện thoại và tôi có thể giải thích một số điều dễ dàng hơn nếu cảm thấy người kia có vẻ như không hiểu những gì tôi nói.
6.4. Sử dụng máy tính hiệu quả
Máy tính có chứa rất nhiều công cụ có thể giúp tiết kiệm thời gian của bạn. Hãy học về những công cụ đó để sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
6.5. Sử dụng Internet hiệu quả
Internet đã cách mạng hóa cuộc sống, trong cả môi trường kinh doanh lẫn xã hội. Nó giúp tiết kiệm thời gian theo rất nhiều cách khác nhau – nhưng, nó cũng có thể là một trong những nguyên nhân làm lãng phí thời gian nhiều nhất.
6.6. Lắng nghe cẩn thận
Nghệ thuật lắng nghe người khác thường ít được chú ý. Nhưng nó lại vô cùng quan trọng, để sử dụng hiệu quả nhất thời gian của chúng ta và để giúp tránh những rắc rối của việc hiểu lầm.
6.7. Ghi chú tốt
Bạn ghi chú để lưu lại những điểm chính của một văn bản, một bài thuyết trình hoặc những quyết định được ra trong cuộc họp hoặc một cuộc điện thoại, để tạo thành một hồ sơ chính xác mà bạn có thể xem lại sau đó.
6.8. Đọc nhanh hơn
Đọc là một phần của quá trình giao tiếp: Bạn muốn tiếp thu được những tài liệu viết nhanh và hiệu quả hết sức có thể. Xác định tại sao bạn lại đọc một cái gì đó là điều rất quan trọng – bạn có muốn rút ra được một thông tin cụ thể nhất định từ một trang web, một bài báo hay một quyển sách không? Liệu bạn có phải trả lời một số câu hỏi liên quan đến những gì bạn đang đọc không? Liệu bạn có phải viết về nó không?
6.9. Nghĩ về những gì bạn đang viết
Thư điện tử và những phương thức khác của việc giao tiếp bằng hình thức viết thường lộn xộn và tối nghĩa. Điều này có nghĩa là người đọc chúng sẽ phải dành rất nhiều thời gian để cố gắng hiểu những gì bạn muốn nói. Để giúp người đọc sử dụng tốt nhất thời gian cuả mình, hãy suy nghĩ kỹ về những gì bạn muốn chuyển tải.
6.10. Viết rõ ràng hơn
Nếu viết rõ ràng, bạn sẽ giúp người đọc sử dụng tốt nhất quỹ thời gian của mình. Người đọc sẽ không cần phải đọc văn bản của bạn vài lần để hiểu những gì bạn muốn nói, như vậy đó là một kỹ năng quan trọng cần được phát triển.
Chương 7: Kiểm Soát Thời Gian
7.1. Tạo các khung thời gian
Có thể sẽ rất hữu dụng nếu bạn tạo ra các khung thời gian khi thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Điều này đặc biệt hữu dụng cho những việc chính mà bạn cần làm, và nó cũng hữu dụng cho cả những công việc thường xuyên.
7.2. Giữ tập trung
Hãy hướng toàn bộ sự tập trung vào nhiệm vụ mà bạn đang phải thực hiện gần đây, như vậy bạn có thể hoàn thành nó một cách tốt nhất.
7.3. Kiểm soát giấy tờ
Nếu bạn tiếp tục phải xử lý các giấy tờ khác nhau mà không ra được một quyết định rõ ràng về việc phải làm gì với chúng, bạn sẽ lãng phí thời gian. Hãy luôn chắc chắn là bạn chỉ phải xử lý một lần với mỗi văn bản ở trên bàn của mình.
7.4. Sử dụng hiệu quả thời gian trống
Tất cả chúng ta đều có những quãng thời gian trống. Chúng có thể kéo dài một vài phút, một vài giờ đến một vài ngày, tuy nhiên, cho dù khoảng thời gian đó có ngắn đến mức nào, bí quyết là học cách sử dụng những khoảng thời gian trống đó hiệu quả.
7.5. Xử lý sự gián đoạn
Tất cả chúng ta đều bị gián đoạn khi đang làm việc, khiến chúng ta làm việc chậm chạp hơn hoặc xao nhãng khỏi những nhiệm vụ mà mình đang thực hiện. Chúng ta cần phải học cách đối phó với chúng để giảm thiểu những tác động tiêu cực.
7.6. Chống lại sự mệt mỏi
Tất cả chúng ta đều có những lúc cảm thấy quá tải. Ví dụ như, khi sắp đến hạn hoàn thành một công việc hoặc khi phải đối phó với những vấn đề ngoài mong đợi. Vào những thời điểm như thế, chúng ta có thể sẽ cần phải làm việc nhiều giờ hơn và giữ tập trung, bất chấp những ảnh hưởng của cảm giác mệt mỏi.
7.7. Biến tất cả thành hành động
Mục đích của cuốn sách này không chỉ là giúp bạn hành động đúng, mà còn giúp bạn hành động hiệu quả.
4. Đánh giá của độc giả về sách Quản lý thời gian
Một cuốn sách với những kinh nghiệm nhỏ bé mà mang lại ý nghĩa lớn cho người đọc, thời gian là thứ hữu hạn đối với mỗi con người và chúng ta phải biết tận dụng quỹ thời gian quý báu đó, thật là 1 cuốn sách ý nghĩa.
5. Những điều từ cuốn sách
Kiểm soát thời gian của bạn. Việc sử dụng thời gian hiệu quả xảy ra khi bạn học cách quản lý thời gian hiệu quả bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và sử dụng những khoảng thời gian chậm trễ, không được mong đợi có thể xuất hiện.
Nếu bạn theo đuổi bảy bí mật bạn sẽ biết cách sử dụng thời gian của bạn một cách hợp lý, cách để sống hiệu quả, cách để tận dụng lợi thế của những sự việc bất ngờ xảy ra trong cuộc sống. Mong mọi điều tốt đẹp sẽ đến với bạn!
| Nếu bạn thấy nội dung phù hợp, hãy mua sách ủng hộ tác giả nha
|
Tóm tắt & Review sách Quản lý thời gian của Martin Manser
