Tóm tắt & Review sách Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả – Shibamoto Hidenori
Mục lục
1. Giới thiệu tác giả
Shibamoto Hidenori được biết đến là một kỹ sư phần mềm, quản lý hệ thống kinh doanh. Bằng những kinh nghiệm được ghi lại của mình ông đã truyền đạt lại cho độc giả với mong muốn nâng cao năng lực làm việc cho các cá nhân, tổ chức.
Ông có tư duy đúng chuẩn của một kỹ sư phần mềm với tính hệ thống, kỹ luật nhưng đầy sáng tạo. Hidenori nổi tiếng với loạt sách về kỹ năng và truyền đạt những kỹ năng làm việc khơi dậy cơ hội phát triển bản thân và giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong hành trình xây dựng sự nghiệp.
2. Giới thiệu tác phẩm
Hầu hết chúng ta đều không biết cách lập kế hoạch và khi bị cuốn vào công việc, ta cũng hiếm khi cố gắng cải thiện điểm thiếu sót này. Vì vậy, Shibamoto Hidenori đã viết “Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” để trợ giúp độc giả – đặc biệt là những người trưởng thành đã đi làm. Thông qua cuốn sách, người đọc không chỉ có tư duy sâu sắc hơn về việc lập kế hoạch, mà còn nắm rõ từng bước lập kế hoạch một cách rõ ràng và chính xác. Sách lồng ghép những khó khăn và sai lầm thường mắc phải của mọi người trong quá trình tiến hành các kế hoạch và sau khi tạo được thành quả, từ đó giúp mọi người thay đổi thái độ, hướng đến nâng cao hiệu suất làm việc.
3. Mục lục
- Mục đích của kế hoạch
- Hình ảnh tổng quát của quá trình lập kế hoạch
- Xác định rõ mục tiêu
- Nhận định những thành quả đạt được và cột mốc quan trọng
- Xây dựng quy trình thực hiện
- Lên lịch trình cho các quá trình thực hiện
- Nhiệm vụ hóa các quá trình
4. Tóm tắt nội dung sách Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
☆ Mục đích của kế hoạch
Chắc hẳn các bạn cũng thường hay tự đặt ra những câu hỏi như: Lập kế hoạch để làm gì? Hay lập kế hoạch thì có gì vui? Tác đưa ra bốn lí do sau đây để giúp bạn có thể hình dung rõ hơn về mục đích của lập kế hoạch.
Lí do đầu tiên là cần lập kế hoạch để nắm được khả năng thực hiện của bản thân. Tức là tự bản thân các bạn nhận định xem “việc này bản thân mình có khả năng làm được hay không”.
Điều thứ hai là “bắt tay vào thực hiện không do dự“.
Điều thứ ba là “có khả năng giao tiếp“. Khi chúng ta luôn nghĩ trong đầu “công việc này đến khi nào phải hoàn thành nhỉ” thì chẳng khác nào tự đặt mình vào một cuộc chiến. Khi cứ mãi quẩn quanh những thắc mắc như: kế hoạch này có đưa lại những thành quả thỏa đáng hay không hay nhờ nó có thể tạo dựng được mối quan hệ với ai thì thật khó để có được những nhận thức chung. Nếu có kế hoạch thì tất cả các thành viên tham gia có thể cùng nhau xác nhận và giải đáp cho những câu hỏi này. Kế hoạch là vừa giao tiếp vừa thực hiện.
Điều cuối cùng là “có thể thay đổi”. Có lẽ các bạn cũng biết, dù được hướng dẫn bằng hệ thống định vị thì cũng có rất nhiều lí do khiến chúng ta đi lệch với lộ trình như “do tắc đường nên phải rẽ sang hướng đi khác”, “quên rẽ phải ở cột đèn tín hiệu vừa rồi nên phải tiếp tục đi thẳng”, “đi nhầm đường”, hoặc “dừng lại một chút cửa hàng tiện lợi”. Những lúc như vậy chúng ta có thể tìm kiếm một lộ trình khác.
☆ Hình ảnh tổng quát của quá trình lập kế hoạch
Trong phần này, tác giả sẽ thiệu đến các bạn những giả định về kế hoạch của dự án, nên điều quan trọng là các bạn cần biết dự án là gì để có thể phác họa trong đầu các quy trình thực hiện kế hoạch.
Dự án là gì? Dự án có những đặc trưng nào?
Theo tác giả, dự án có ba đặc trưng. Đặc trưng thứ nhất là “tính độc quyền”. Có nghĩa là không có sự lặp lại. Ví dụ như khi chúng ta xây nhà. Việc xây nhà ở cùng một địa điểm, cùng một thiết kế là rất hiếm. Trái lại, chẳng hạn như dây chuyền sản xuất xe, không có giới hạn hoạt động cho dây chuyền sản xuất, chúng ta thường liên tục sản xuất lặp đi lặp lại những chiếc xe có cùng kiểu dáng với chất lượng như nhau. Nhưng trong dự án thì không có sự lặp lại này. Đây chính là một đặc trưng của dự án.
Đặc trưng thứ hai là “tính hạn định”. Có nghĩa là có thời điểm bắt đầu và có thời hạn kết thúc. Mỗi dự án đều có kì hạn phải hoàn thành. Khi xây dựng một dự án, chúng ta luôn phải quyết định xem phải làm những gì, và làm trong thời gian bao lâu. Đặc trưng thứ ba “Phạm vi”. Điều này có nghĩa là chúng ta phải quyết định những gì chúng ta phải làm theo phạm vi kiến thức của bản thân. Tiếp đến, tác giả chia sẻ về 7 bước để thiết lập một kế hoạch:
- Bước 1: Nắm vững nhu cầu (Yêu cầu làm gì?)
- Bước 2: Nhận định cơ bản về dự án (Làm cái gì?)
- Bước 3: Nhận định cơ bản những thành quả đạt được (Tạo ra cái gì?)
- Bước 4: Nhận định các cột mốc quan trọng (Phải kết thúc ở đâu? Khi nào?)
- Bước 5: Thiết kế quy trình (Tiến hành như thế nào?)
- Bước 6: Lên lịch trình (Làm gì? Làm khi nào?)
- Bước 7: Nắm vững nhiệm vụ (Có những nhiệm vụ nào?)
☆ Xác định rõ mục tiêu
Ở chương này, tác giả đi sâu về giải thích hai bước: “ Bước 1: Nắm vững yêu cầu” và “ Bước 2: Nhận định cơ bản về dự án”.
• Bước 1: Nắm vững yêu cầu
Chúng ta nên nghĩ rằng những yêu cầu mà cấp trên trực tiếp nói ra, tất cả chỉ là những ví dụ được đưa ra để chúng ta có thể tự liên tưởng chứ không phải là những yêu cầu thực sự. Và vì dù có đột nhiên nói với cấp dưới một yêu cầu có mức độ trừu tượng cao thì những người không có phạm vi kiến thức rộng như họ cũng không thể lý giải được, vậy nên thông thường cấp trên thường nói ra các yêu cầu dưới dạng “ví dụ”.
Cho dù có đưa ra yêu cầu thực sự mong muốn như “Không biết liệu có thể tìm được một căn nhà đẹp, ở một thành phố sành điệu và từ đó đến chỗ làm không quá 40 phút hay không?” thì cũng chưa chắc những người tiếp nhận thông tin như chúng ta có thể thực sự hiểu được hay không.
Vậy nên họ mới nói một cách ngắn gọn hơn là “Tôi muốn sống ở Nakameguro”. Họ đã truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn để đối phương dễ hiểu. Các bạn hãy ghi nhớ rằng việc nắm vững cấu trúc này là vô cùng cần thiết trong công việc. Phải tiếp nhận những yêu cầu ưu tiên hàng đầu. Trong việc nắm vững những yêu cầu ưu tiên này, các bạn cần biết rằng điều cần thiết là phải làm giảm mức độ trừu tượng trong các yêu cầu, và rút ra được công việc lần này phải được thực hiện như thế nào.
• Bước 2: Nhận định cơ bản về dự án
Đây là bước chuẩn bị một cách rõ ràng “Công việc lần này cần phải làm gì và để làm gì”.
Trong việc nắm vững dự án, điều quan trọng mà bạn cần ghi nhớ là không được cắt bỏ những mối liên kết với chiến lược. Nếu tách biệt chiến lược là chiến lược, dự án là dự án sẽ dẫn đến vấn đề “mục đích hóa phương pháp”. Khi đó, tự thân những việc được thực hiện và việc hoàn thành dự án sẽ trở thành mục đích, và người ta dần quên mất dự án được xây dựng để làm gì.
Trong quá trình làm rõ mục đích của dự án, để các thành viên có nhận thức chung và duy trì sự kết nối giữa các chiến lược, chúng ta cần đề ra “Điều lệ dự án”. Điều lệ dự án bao gồm những mục chính sau đây:
- Sứ mệnh của dự án
- Mục đích kinh doanh
- Mục tiêu của dự án
- Thành viên trong đội
- Quản lý dự án
- Các cột mốc và thời gian cần thiết
Sứ mệnh của dự án là những việc phải làm trong quá trình tiến hành dự án. Đó chính là câu hỏi “Phải làm gì” trong dự án. Có thể nói, trong một ví dụ về việc phát triển sản phẩm mới, thì sứ mệnh của dự án đó là chúng ta cần tiến hành điều tra nhu cầu và lĩnh hội tính kinh doanh của thị trường sẵn có.
Mục đích kinh doanh có tác dụng kết nối các chiến lược và dự án. Dự án tồn tại để làm gì? Đó là những câu hỏi cho lí do của dự án. Nếu viết một cách đơn giản như kiểu “cung cấp những tài liệu quyết định ý tưởng phát triển sản phẩm mới và những thông tin đầu vào cho kế hoạch về sản phẩm” thì chúng ta sẽ không thể biết được những điểm kết nối với các chiến lược.
Chính bởi vậy, chúng ta nên đổi nó thành “để xây dựng trụ cột doanh thu cho những lần tiếp theo, thì trước khi phát triển sản phẩm mới, chúng ta cần tổ chức điều tra xem thị trường có những nhu cầu nào, hay tình hình hiện tại có những khó khăn gì, và nắm bắt quy mô của thị trường đó”. Từ những điều này mà chúng ta có thể nắm rõ hơn sự kết nối giữa bối cảnh và các chiến lược của dự án.
Mục tiêu của dự án có thể nói là việc làm thế nào để dự án thành công, và ghi lại những tiêu chuẩn của những thành công đó.
☆ Nhận định những thành quả đạt được và cột mốc quan trọng
Tiếp theo, chúng ta cần nắm rõ mình phải làm gì, làm đến lúc nào và làm như thế nào. Ở phần kế tiếp tôi xin phép giải thích “Bước 3: Nhận định những thành quả đạt được” và “Bước 4: Nhận định các cột mốc quan trọng”.
• Bước 3: Nhận định những thành quả đạt được
Điểm mấu chốt ở đây không phải là đi sâu vào chi tiết, mà là cần phải nắm bắt được một cách sơ lược toàn thể các vấn đề. Khi thành quả được quyết định thì chúng ta gần như có thể nắm được phải làm gì và làm đến khi nào, hoặc có thể thấy được những quá trình lớn mang tính bao quát.
Xin nhắc lại một lần nữa, đây không phải là việc nắm bắt những thông tin chi tiết. Chi tiết là bước sau đó, chúng ta có thể điều chỉnh bước này bằng cách thiết lập các quá trình và lịch trình hóa chúng. Đó là một phương pháp giúp chúng ta vừa có thể dần dần tiến hành vừa có thể nâng cao mức độ chính xác của kế hoạch.
Đến đây các bạn cần ghi nhớ rằng: Nguyên tắc vàng khi lên kế hoạch là “chi tiết cụ từng giai đoạn”.
• Bước 4: Nhận định các cột mốc quan trọng
Các mốc quan trọng tương tự như các cột mốc cây số, nên nó quy định các điểm kết nối di chuyển của dự án và các điểm kiểm tra tiến triển công việc, xem dự án có được thực hiện theo đúng trình tự hay không và có bị chậm so với lịch trình đặt ra hay không. Ngoài ra nó chính là công cụ để xác nhận xem những thành quả được tạo ra có đúng với kì vọng ban đầu hay không?
Trong các cột mốc quan trọng có 4 điểm mấu chốt lớn cần phải lưu ý:
- Triển khai và hoàn thành các giai đoạn,
- Hoàn thành việc tạo ra các thành quả,
- Sự đánh giá từ bên ngoài và từ chủ dự án, cuối cùng là
- Các sự kiện bên ngoài dự án.
☆ Xây dựng qui trình thực hiện
• Bước 5: Thiết kế qui trình
Ở phần này, tâc giả chỉ ra 5 bước giúp độc giả hình dung về cách xây dựng qui trình:
- Đưa ra ý tưởng nhiệm vụ từ các thành quả (Hãy thử xem xét bạn có thể đạt được những gì? Lúc này, khi các bạn đưa ra những nhiệm vụ cần thực hiện cũng chưa chắc sẽ có độ chính xác trong đó. Nhưng điểm mấu chốt quan trọng là chúng ta có thể liên tưởng đến các hình ảnh thực hiện đó nhiệm vụ đó).
- Tạo nhóm các nhiệm vụ (Đó là việc tập hợp các nhiệm vụ đã được đưa ra có nội dung khá giống nhau thành một nhóm mặc dù không hoàn toàn chính xác. Chính vì không có tính chính xác nên chúng ta nên ghép nhóm các nhiệm vụ theo đơn vị dễ xử lí).
- Nắm vững đầu vào và đầu ra của các nhóm (Đầu vào là gì? Đó là những nguyên liệu cần để tạo ra được những thành quả ở đầu ra. Còn đâu ra là gì? Đó là những thành quả mà chúng ta mong muốn).
- Điểm kết nối trong mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra (Bằng việc nhận thấy mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra, thì đầu óc mô phỏng của chúng ta sẽ bắt đầu hoạt động. Đó là những phương tiện để ta có thể tưởng tượng “Nếu thành quả này được cho là cần thiết với vai trò là nguyên liệu đầu vào, thì cần một quá trình để có thể tạo ra nó”, hoặc “Để tạo ra được thành quả đầu ra này mà chỉ có những nguyên liệu đầu vào đó thôi thì chưa đủ”. Ví dụ, dữ liệu thị trường có thể giúp ta tưởng tượng xem làm như thế nào để có thể thu thập được chúng. Chúng ta thường có thể liên tưởng đến rất nhiều điều như: phải xây dựng địa điểm lắng nghe nguyện vọng của bộ phận phát triển thị trường, hoặc mô hình hóa cấu trúc lợi nhuận bằng việc mô phỏng lợi nhuận có thể đạt được. Việc nhẹ nhàng thực hiện nhiều lần thử nghiệm, chính là quá trình thiết kế. Chuỗi quá trình – dòng chảy – biểu đồ là công cụ vừa thử nghiệm phát hiện lỗi vừa thiết kế và tiến hành mô phỏng).
- Thiết lập tiến trình cấp thấp (Quá trình – dòng chảy – biểu đồ)
☆ Lên lịch trình cho quá trình thực hiện
• Bước 6: Lên lịch trình
Một công cụ thường được sử dụng khi lịch trình hóa các quá trình đó là sơ đồ Gantt. Sơ đồ Gantt giúp chúng ta sắp xếp quá trình hoặc nhiệm vụ theo mối quan hệ thời gian và thể hiện một cách dễ hiểu thời điểm bắt đầu làm, làm những gì và làm đến khi nào xong.
Sơ đồ Gantt là một công cụ chọn lọc quá trình, nhiệm vụ theo một đường thẳng, và giúp chúng ta hình dung được các trình tự trong đó. Hãy cân nhắc mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các quá trình, và sắp xếp chúng theo trình tự thời gian.
Ở bước này, có những người dù đã xây dựng được sơ đồ Gantt nhưng vẫn không thể thực hiện suôn sẻ được. Lí do là bởi họ không nhận thấy được mối quan hệ thực sự trong chuỗi đầu vào – quá trình – đầu ra. Nếu nói ngược lại, thì đó là bởi dù có bất ngờ xây dựng được sơ đồ Gantt, họ cũng không có tâm trí nào thực hiện được công việc theo đúng lịch trình trong đó. Trong trường hợp này, chúng ta thường không đạt được thành quả mong muốn, và mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ cũng trở lên không bình thường.
☆ Nhiệm vụ hoá các quá trình
Phần này tôi sẽ giới thiệu tới các bạn “Bước 7. Nắm vững nhiệm vụ”.
Những nhiệm vụ đã từng thực hiện thường được xếp vào nhiệm vụ có quy mô trung bình (mức độ từ vài tuần đến nửa năm). Nếu là những dự án không có tính mới lạ cao thì mặc dù không tiến hành phân tích đến mức nắm vững tất cả các nhiệm vụ thì chúng ta vẫn có khả năng quản lí được dự án đó.
Dù là trong những dự án có quy mô trung và nhỏ nhưng trong trường hợp có nhiều thành viên tham gia thực hiện, và có mức độ chênh lệch về năng lực giữa các thành viên, thì bản thân mỗi thành viên phải đảm nhiệm một trách nhiệm đối với nhiệm vụ.
Nếu không thể tiến triển đến những cột mốc gần nhất thì tình trạng bị bất ngờ khi “mở nắp” các nhiệm vụ sẽ xảy ra. Để không vấp phải tình trạng này thì việc chúng ta nắm vững những nhiệm vụ và thực hiện giám sát chi tiết tiến độ thực hiện đóng vai trò rất quan trọng.
Khi nói về lợi điểm của giám sát thì lợi điểm đầu tiên là có thể biết được “vùng định vị” và “điểm nhìn”. Khi thực hiện quản lý dự án, điều khó khăn nhất là chúng ta không thể biết được dự án đã tiến triển đến đâu hay dự án có bị chậm hay không.
Mới tuần trước vừa nói là “vẫn theo đúng lịch trình”, thế mà chỉ một tuần sau đó lại bị cho rằng nếu cứ giữ nguyên tình trạng này thì tiến độ sẽ chậm một tuần”. Lí do nằm ở đâu? Đó là bởi chúng ta không nắm rõ “vùng định vị” và “điểm nhìn”.
Còn một lợi điểm nữa là có thể gia tăng khả năng chỉnh sửa các kế hoạch. Những kế hoạch đang được sử dụng ở nhiều nơi làm việc đã được cố định hóa. Chúng được tiến hành dưới dạng những dự định đã được cố định sẵn “phải làm gì và đến thời điểm nào sẽ kết thúc”. Chính bởi vậy dù có muốn chỉnh sửa cũng rất tốn công sức.
Bảng giám sát tiến độ thực hiện là bản kế hoạch được đề xuất việc điều chỉnh trước đó, nên không cần phải tạo sự cân bằng giữa tiến độ thực hiện với tỉ lệ tiêu hao bộ đệm, và không cần phải điều chỉnh mở rộng.
5. Cảm nhận và đánh giá sách Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả
“Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả” là cuốn sách hay, đáng đọc, đặc biệt áp dụng cho việc quản lý và thực thi các dự án phần mềm nói riêng như công việc mà tác giả đã từng trải qua và các dự án khác nói chung. Cuốn sách này cũng là một cuốn sách đáng đọc cho các bạn trẻ, những bạn có lối sống tự do, phá bỏ luật lệ, không tuân thủ những quy tắc và làm việc ít khi nào có kế hoạch hoặc những kế hoặc mang tính cho có, bốc đồng, không rõ ràng, thậm trí lãng quên mình đã từng đề ra kế hoạch cho cuộc sống của chính mình.
Đọc nhan đề cuốn sách, có thể nhiều bạn cho rằng cuốn sách có nội dung trìu tượng khô khan, đúng là cuốn sách hơi khô khan nhưng kiến thức trình bày rõ ràng theo từng bước kết hợp bảng biểu cùng dẫn chứng rõ ràng sẽ giúp bạn đọc dễ hiểu hơn và trang bị được nhiều kỹ năng tốt cho bản thân mình trên hành trình sắp tới.
Gấp lại cuốn sách, hi vọng chúng ta hiểu rõ từng bước lập kế hoạch từ đó thay đổi bản thân, đặt cho mình những kế hoạch phát triển, hướng đến thành công.
| Nếu bạn thấy nội dung phù hợp, hãy mua sách ủng hộ tác giả nha
|
Tóm tắt & Review sách Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả – Shibamoto Hidenori
